Học PowerPoint – Bài 2: Lưu và chia sẻ bài thuyết trình

Bất cứ khi nào tạo một bài thuyết trình mới trong PowerPointbạn cần biết cách lưu lại để sau này xem lại và chỉnh sửa. Microsoft PowerPoint cho phép bạn lưu tệp vào máy tính của mình. Nếu muốn, bạn cũng có thể lưu tệp vào đám mây bằng OneDrive. Bạn thậm chí có thể xuất và Chia sẻ bản trình bày trực tiếp từ PowerPoint.

Microsoft PowerPoint trực tuyếnMicrosoft PowerPoint

Lưu và lưu dưới dạng

PowerPoint cung cấp hai cách để lưu tệp: Save và Save As. Hai tùy chọn này có chức năng tương tự nhau, chỉ có một vài điểm khác biệt:

• Cứu: Khi tạo và chỉnh sửa bài thuyết trình, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi. Bạn sẽ cần phải sử dụng lệnh này nhiều lần. Khi lưu file, bạn chỉ cần chọn tên và vị trí lưu file ở lần đầu tiên. Sau đó, chỉ cần nhấp vào lệnh Lưu để lưu nó với cùng tên và vị trí đã lưu lần trước.
• Lưu thành: Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của bản trình bày trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc. Khi sử dụng Save As, bạn cần chọn một tên hoặc vị trí khác cho phiên bản đã sao chép.

Giới thiệu về OneDrive

Hầu hết các tính năng trong Microsoft Office, bao gồm cả PowerPoint, đều hướng đến việc lưu và chia sẻ tài liệu trực tuyến qua OneDrive – dịch vụ lưu trữ tài liệu và tệp trực tuyến. Nếu bạn muốn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào PowerPoint bằng tài khoản Microsoft.

Để lưu bản trình bày:

Điều quan trọng cần nhớ là lưu bản trình bày của bạn bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới hoặc thay đổi nội dung hiện có. Lưu sớm và thường xuyên có thể tránh mất nội dung. Bạn cũng cần chú ý đến vị trí lưu bài thuyết trình để sau này dễ dàng tìm lại.

1. Định vị và chọn lệnh Cứu bên trên Thanh công cụ truy cập nhanh.

2. Nếu lưu file lần đầu, bảng Lưu thành sẽ xuất hiện trong Xem hậu trường.

3. Sau đó, bạn cần chọn nơi lưu tệp và đặt tên cho tệp. Nhấp chuột duyệt để chọn một vị trí trên máy tính. Bạn cũng có thể nhấp vào Một ổ đĩa để lưu tệp vào OneDrive.

4. Hộp Lưu thành sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bài thuyết trình.

5. Nhập tên tệp cho bản trình bày, sau đó nhấp vào Cứu.

6. Bài thuyết trình sẽ được lưu. Bây giờ bấm vào lệnh Cứu một lần nữa để lưu các thay đổi khi bạn chỉnh sửa bản trình bày.

* Bạn cũng có thể sử dụng lệnh Cứu bằng cách nhấn Ctrl+SẼ trên bàn phím.

Sử dụng Save As để tạo một bản sao

Nếu bạn muốn giữ bản gốc và lưu một phiên bản khác của bản trình bày, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ: nếu có một tệp có tên Trình bày khách hàngbạn có thể lưu nó dưới dạng Bản trình bày của Khách hàng 2. Bằng cách đó, bạn có thể chỉnh sửa tệp mới nhưng vẫn so sánh tệp gốc khi cần.

Để làm điều này, bạn sẽ nhấp vào lệnh Lưu thành trong trình xem Backstage. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn cần chọn vị trí lưu và đặt tên cho tệp.

Để thay đổi vị trí lưu mặc định

Nếu không muốn sử dụng OneDrive, bạn có thể bực bội vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu bạn tìm thấy một vị trí thuận tiện hơn, bạn có thể thay đổi vị trí tệp mặc định, chẳng hạn như máy tính này.

1. Nhấp vào tab Tài liệu để truy cập cửa sổ Backstage.

2. Bấm vào Tùy chọn.

3. Hộp thoại Tùy chọn PowerPoint sẽ xuất hiện. Lựa chọn Lưu, đánh dấu vào ô bờ rìa Lưu vào máy tính theo mặc địnhsau đó nhấn vào ĐƯỢC RỒI. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

Sử dụng Tự động Phục hồi

PowerPoint tự động lưu bản trình bày vào khay nhớ tạm trong khi bạn đang làm việc với chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc PowerPoint bị lỗi, bạn có thể khôi phục tệp bằng Tự động phục hồi.

Để sử dụng AutoRecover

1. Mở PowerPoint. Nếu tìm thấy các phiên bản được lưu tự động của một tệp, bảng Phục hồi tài liệu sẽ xuất hiện.

2. Nhấp để mở tệp hiện có. Bản trình bày sẽ được khôi phục.

* Theo mặc định, PowerPoint sẽ tự động lưu sau mỗi 10 phút. Nếu bạn đang chỉnh sửa bản trình bày chưa đầy 10 phút, PowerPoint có thể không tạo phiên bản lưu tự động.

* Nếu bạn không thấy tệp mong muốn, bạn có thể duyệt qua tất cả các tệp được lưu tự động từ cửa sổ Backstage. Chỉ cần chọn tab Tài liệunhấp chuột Quản lý bản trình bàysau đó chọn Khôi phục bản trình bày chưa lưu.

Xuất bản trình bày

Theo mặc định, bản trình bày PowerPoint được lưu dưới dạng tệp .pptx. Tuy nhiên, đôi khi, khi bạn cần sử dụng một loại tệp khác như PDF, PowerPoint 97-2003. Thật dễ dàng để xuất bản trình bày từ PowerPoint sang các loại tệp khác nhau, bao gồm:

• PDF
• Băng hình
• Gói cho đĩa CD: Tùy chọn lưu bản trình bày vào một thư mục với Microsoft PowerPoint Viewer, một bản trình chiếu đặc biệt mà bất kỳ ai cũng có thể tải xuống.
• tài liệu phát: In một phiên bản của tài liệu thuyết trình.
• Các loại tệp khác: Lưu bản trình bày ở các định dạng khác, bao gồm PNG, PowerPoint 97-2003.

Để xuất bản trình bày

Ví dụ trong bài viết này sẽ lưu bản trình bày dưới dạng tệp PowerPoint 97-2003.

1. Nhấp vào tab Tài liệu truy cập vào Xem hậu trường.

2. Bấm vào Xuất khẩu, rồi bấm vào tùy chọn mong muốn. Bài chọn lọc Thay đổi loại tệp.

3. Chọn loại tệp, sau đó nhấp vào Lưu thành.

4. Hộp thoại Lưu thành sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất bản trình bày, nhập tên tệp rồi bấm Cứu.

* Bạn cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuống Lưu kiểu, mẫu trong hộp thoại Lưu thành

để lưu bản trình bày trong các loại tệp khác nhau. Chọn loại tệp mà người khác có thể mở.

Chia sẻ bản trình bày

Chia sẻ và cộng tác trên bản trình bày PowerPoint rất đơn giản và dễ dàng thông qua OneDrive. Trước đây, nếu bạn muốn chia sẻ tệp với ai đó, bạn có thể gửi tệp đó dưới dạng tệp đính kèm email. Mặc dù tiện lợi nhưng hệ thống vẫn tạo nhiều phiên bản của cùng một tệp. Điều này có thể gây khó khăn cho người dùng khi sắp xếp.

Khi bạn chia sẻ bản trình bày từ PowerPoint, bạn có thể cấp cho người khác quyền truy cập vào tệp. Điều này cung cấp cho bạn và những người được chia sẻ quyền chỉnh sửa trên bản trình bày mà không phải theo dõi nhiều phiên bản.

* Để chia sẻ một bài thuyết trình, trước tiên bạn phải lưu nó vào OneDrive.

Để chia sẻ một bài thuyết trình

1. Nhấp vào tab Tệp để mở Xem hậu trườngsau đó nhấn vào Chia sẻ.

2. PowerPoint sẽ trở lại chế độ xem bình thường và mở bảng Chia sẻ ở bên phải cửa sổ. Tại đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu, xem danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu, gán quyền cho những người có thể chỉnh sửa hoặc chỉ xem tài liệu.

Video hướng dẫn lưu và chia sẻ bài thuyết trình PowerPoint

Trên đây là cách lưu và chia sẻ file trình chiếu trong PowerPoint. Hi vọng bài PowerPoint này hữu ích với các bạn.